Filaction et ses entités liées (ci-après : « l’Entreprise ») est soucieuse de l’importance de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels.
La présente politique vise à vous informer des pratiques de l’Entreprise en matière de gouvernance de la protection des renseignements personnels. Elle vise aussi à encadrer la sécurité des renseignements personnels recueillis, détenus, utilisés, communiqués et conservés. La présente politique répond aux lignes directrices et aux principes sous-jacents à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi qu’au propre engagement de l’Entreprise qui est de faire en sorte que les clients, partenaires et employés se sentent à l’aise de fournir leurs renseignements personnels. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que les renseignements personnels sont détenus l’Entreprise, conformément à la Politique de conservation et de destruction des renseignements personnels.
La présente politique s’applique à tous les clients de l’Entreprise de même qu’à ses employés, à ses administrateurs, à ses fournisseurs et à ses partenaires d’affaires qui peuvent avoir accès, dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions, à des renseignements personnels.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est notamment responsable de l’application de la présente politique et peut être joint à l’une des adresses suivantes :
L’expression « renseignements personnels » s’entend des renseignements concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l’identifier.
L’Entreprise prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, notamment en s’assurant des éléments suivants :
Les objectifs visés par la présente politique sont les suivants :
L’Entreprise limite la collecte aux renseignements personnels qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.
À ce titre, l’Entreprise peut, recueillir, divers renseignements personnels, lesquels sont fonction de la nature de la relation d’une personne avec l’Entreprise, par exemple, un partenaire ou un employé, notamment, sans s’y limiter :
L’Entreprise recueille des renseignements personnels de différentes façons, notamment en personnes, par téléphone ou par Internet directement de la personne concernée ou, avec le consentement des personnes concernées, auprès de tiers tels qu’une agence de renseignements de crédit, nos entités liées et via son site Web.
Il est de la responsabilité de l’Entreprise d’effectuer la collecte des renseignements personnels avec le consentement préalable, libre et éclairé de la personne concernée en divulguant à l’avance les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. Le consentement est obtenu par le biais d’un formulaire de consentement détaillé en termes simples et clairs.
En respect des lois applicables, l’Entreprise veillera à obtenir un consentement distinct avant d’utiliser les renseignements personnels détenus à des fins qui ne sont pas compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.
Toute personne concernée peut, en tout temps, retirer son consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements personnels en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels de l’Entreprise. Suite à la réception de l’avis de retrait du consentement, l’Entreprise s’engage à cesser tout traitement des renseignements personnels visés et à procéder à leur destruction irréversible, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation ou d’une conservation requise pour faire valoir ses droits. L’Entreprise avisera également toute personne ou entité à qui ces renseignements personnels auraient été divulgués afin que ces personnes ou entités procèdent également à la cessation de leur traitement ainsi qu’à leur destruction irréversible, le cas échéant, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.
Avec le consentement de la personne concernée, l’Entreprise peut utiliser des renseignements personnels pour les besoins suivants ou toutes autres fins compatibles ou spécifiées dans le consentement reçu :
Besoins généraux :
L’Entreprise peut utiliser des renseignements personnels pour des besoins généraux du demandeur, pour fournir ou offrir des produits et services ou traiter des demandes, gérer les activités commerciales et le site Web de l’Entreprise, gérer le dossier d’un employé, d’un membre de comité ou administrateur ou certains consultants, pour des fins d’investissement, de réinvestissement et de désinvestissement. À titre d’exemples :
L’Entreprise peut communiquer, conformément aux exigences légales applicables ou avec votre consentement spécifique, des renseignements personnels à ses entités liées, à ses partenaires, ses fournisseurs ainsi que sur des plateformes de médias sociaux et numériques avec lesquelles nous pouvons partager votre photo, votre nom et le nom de l’organisme que vous représentez.
Les fournisseurs de services de l’Entreprise qui pourraient recevoir des renseignements personnels peuvent être situés au Québec ou à l’extérieur du Québec et comprennent notamment, des entreprises de services de technologie, services professionnels, services financiers et opérations bancaires, services d’assurance, services de communications, services de courrier/d’archivage et services d’analytique et de marketing. Lorsque vos renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec, l’Entreprise procède d’abord à une évaluation de la protection offerte aux renseignements personnels communiqués et obtient un engagement écrit quant à la protection de vos renseignements personnels, le tout conformément aux exigences légales en la matière.
En outre, l’Entreprise peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige, par exemple :
Dans tous les cas, l’Entreprise ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.
L’Entreprise conserve vos renseignements personnels, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis selon la loi ou pour faire valoir ses droits.
Tous les renseignements personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés ainsi que contre la perte ou le vol. Ces mesures de sécurité incluent, le cas échéant, l’utilisation de pare-feu et de serveurs sécurisés, l’encryptage, le déploiement de systèmes et procédés de gestion des droits d’accès appropriés, la sélection minutieuse des processeurs, une formation suffisante du personnel de l’Entreprise ayant accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que d’autres mesures indispensables afin d’assurer une protection appropriée des renseignements personnels contre toute utilisation ou diffusion non autorisée.
L’Entreprise utilise les technologies de l’information pour supporter ses processus d’affaires afin d’offrir une meilleure prestation de services et la sécurité appropriée aux renseignements qu’elle détient. L’Entreprise met en place des mesures adéquates de sécurité et de gestion des accès pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels et confidentiels qu’elle détient en fonction de la sensibilité de ces renseignements, des risques auxquels ils sont exposés et des obligations auxquelles l’Entreprise est soumise. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils seront détruits de façon définitive et irrévocable en toute sécurité, conformément à notre Politique de conservation et de destructions des renseignements personnels.
En cas d’incident affectant la protection des renseignements personnels, l’Entreprise prendra les mesures requises pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent, conformément à la Politique de gestion des incidents de confidentialité. Un avis vous sera transmis en cas de risque qu’un préjudice sérieux soit causé à la suite d’un incident impliquant des renseignements personnels qui vous concernent. L’Entreprise tient un registre de l’ensemble des incidents de confidentialité dont elle a fait l’objet, le cas échéant, même ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux. Elle permettra la consultation de ce registre à la Commission d’accès à l’information et pourra lui en fournir une copie à sa demande.
Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trente (30) jours de sa réception.
Vous pouvez demander à tout moment de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous détenons, dans les limites prévues par la loi, le cas échéant. Votre demande doit être adressée par courriel au responsable de la protection des renseignements personnels à accueil@filaction.qc.ca. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trente (30) jours de sa réception.
Vous pouvez demander que des corrections soient apportées à des renseignements personnels vous concernant qui seraient inexacts ou incomplets. Votre demande doit être adressée par courriel au responsable de la protection des renseignements personnels à accueil@filaction.qc.ca. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trente (30) jours de sa réception.
Nous comptons également sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement.
Vous pouvez formuler une plainte concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction ou les droits d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels, en vous adressant par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de l’Entreprise.
L’Entreprise s’engage à traiter votre plainte avec diligence dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant la réception de celle-ci.
En cas de non-respect de cette politique par le personnel de l’Entreprise, les règles générales de gestion s’appliquent. Toute violation de la présente politique peut également mener à l’imposition par l’Entreprise de mesures administratives ou disciplinaires appropriées aux circonstances.
Les mesures administratives ou disciplinaires peuvent notamment inclure, dans l’ordre ou non :
L’Entreprise recueille des témoins de connexion (« Cookies ») lors de l’utilisation de son site Internet afin d’en assurer une bonne gestion et d’offrir une expérience cohérente, efficace et personnalisée du site Internet.
Un témoin de connexion est un petit fichier de données qui est entreposé sur l’ordinateur ou l’appareil mobile de l’utilisateur. Un bandeau de consentement est
automatiquement affiché à l’arrivée sur la plateforme de l’Entreprise afin de permettre à l’utilisateur d’activer les témoins. L’efficacité de certains services offerts par le site Internet peut être affectée si l’utilisateur refuse l’activation des témoins. Les témoins utilisés se répartissent en 4 catégories distinctes :
Toute personne qui fournit des renseignements personnels suivant le présent article consent à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.
La politique de protection des renseignements personnels a été approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels et sa révision sera réalisée si cela s’avère nécessaire.
L’Entreprise publie la présente politique sur son site Internet de même que toute modification à celle-ci. L’Entreprise peut modifier cette politique lorsque requis. Toute modification prend effet au moment où elle est affichée sur son site Web. En faisant affaire avec l’Entreprise, toute personne sera réputée avoir accepté les modifications à la présente politique.
